Es política de MetLife tomar todas las medidas preventivas para dar a conocer su información confidencial cuando ésta se requiera para llevar a cabo un negocio autorizado.
Definición de Información Confidencial:
La información confidencial incluye información de negocios, clientes y colaboradores, know-how, estrategias, patentes y marcas, derechos de autor, la parte receptora de la información se obligará a guardar la Confidencialidad de toda la información que se proporcione para el desarrollo de los servicios contratados, así como a respetar y hacer cumplir las disposiciones que en materia de Marcas y Patentes, Propiedad Intelectual, así como del resguardo y/o custodia de la información que se describe a continuación:
Confidencialidad de la Información: Por ésta se entiende que la parte receptora, se obliga a no divulgar, reproducir, difundir, destruir, alterar o usar de manera indebida toda la información, en lo sucesivo la “información confidencial”, que se refiera de manera enunciativa más no limitativa a las estrategias de negocio, operaciones, precios de productos, clientes, consumidores, colaboradores, estructura organizacional, administrativa, planes, reservas técnicas, estados financieros, tarifas, comisiones, premios, concursos, licitaciones, adquisiciones, sistemas u otras materias que las partes, consideren importantes para la consecución de sus fines, objetivos y su operación; sea cual fuere el medio en que dicha información se encuentre contenida o se haya proporcionado.
Marcas y Patentes: Se entiende que la firma del presente, no permite ni da derecho a las partes, al uso en cualquier medio publicitario, ya sea en forma publica o privada de las marcas y nombres comerciales, patentes, derecho de autor, derecho de trabajo oculto, secreto comercial o cualquier otro derecho de propiedad intelectual o industrial registrados a favor de las partes y/o cualquiera de sus empresas filiales, por lo que queda expresamente prohibido su uso por su parte o a través de cualquier persona moral de la que forme o lleguen a formar parte ,salvo convenio expreso y por escrito en contrario.
Propiedad Intelectual: Se entiende que toda la “información confidencial” entregada o revelada entre las partes, por motivo o consecuencia de la celebración de un Contrato y sus Anexos continuará siendo propiedad de cada una de las partes según corresponda..,
Resguardo y/o custodia de la información: Consiste en que los empleados, subsidiarias o filiales de la parte receptora, quedará obligada en los presentes términos a guardar confidencialmente las claves de acceso a los sistemas y plataformas de cómputo y de comunicaciones que le hayan sido proporcionadas entre sí, incluyendo los medios físicos de consulta de dicha información (v.g. Equipo de cómputo, redes, línea telefónica, cajas de seguridad, áreas restringidas, etc.) y no compartir con nadie dichas claves de acceso, además de prevenir la perdida de la “información confidencial” por descuido, mal uso o negligencia, a través del cabal cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos de protección, respaldo, recuperación, protección y seguridad de la “información confidencial”.
La parte receptora responderá por los daños y perjuicios probados que se puedan causar o se causen por incumplimiento de esta disposición, independientemente de las sanciones a las que pueda ser acreedora de acuerdo a la legislación mexicana
Si la parte receptora proporciona información a cualquiera de sus empleados, subsidiarias o filiales, ésta quedará obligada en los términos de la presente disposición y será obligación de la parte receptora, vigilar el estricto apego y cumplimiento de la misma.
La parte receptora podrá divulgar la información entregada, sin incurrir en ningún incumplimiento a la presente disposición, sólo en el caso en que sea requerida la misma por alguna autoridad judicial, caso en el cual la parte receptora, deberá de notificar de inmediato tal situación a efecto de que MetLife tome las medidas que sean necesarias.
Adicionalmente a lo arriba señalado, la información que se debe mantener en forma confidencial incluye:
Información básica, por ejemplo, nombre, dirección, teléfono y edad.
Número de identificación: por ejemplo, número del Seguro Social, número de identificación de cuentas de inversión, cuentas bancarias, número de tarjetas de crédito, así como todos los números confidenciales de acceso y claves.
Información Financiera, por ejemplo, ingresos, activos, deudas e historial crediticio
Información sobre su salud, por ejemplo, registros y prescripciones médicas.
Otra información personal, por ejemplo registros de multas, pasatiempos o información sobre su estilo de vida.
Relación con MetLife, por ejemplo, información sobre reclamos y coberturas, considerando el hecho de que el individuo es nuestro cliente (esto incluye la lista de clientes).
MetLife vende productos y servicios tanto a nivel individual como de grupo para empleadores, planes de patrocinio y otros grupos de asegurados. La información de los clientes también incluye información que se relaciona con clientes de grupo y cualquier participante individual o poseedor de un certificado bajo las políticas y contratos de grupo.
La información del empleado, se refiere a una amplia variedad de información que guardamos sobre nuestros asociados y miembros de nuestro sistema de distribución relacionado con ellos tanto como individuos así como su relación con MetLife, por ejemplo, información de compensación, rendimientos, número de seguro social, fecha de nacimiento, estado de salud, beneficios e información solicitada por el gobierno.
Aplicación de la Política
Los asociados, consultores y asociados temporales que realicen servicios a nombre de MetLife deben de manejar la información confidencial como sigue:
· La información confidencial deberá ser accedida, usada y divulgada por los asociados y cualquier otro que proporcione servicios a MetLife únicamente en los casos de que tengan la necesidad de conocer la información de acuerdo a las autorizaciones correspondientes.
· Es necesario tomar precauciones antes de proporcionar información confidencial, ya sea vía telefónica, electrónica o por otro medio a cualquier individuo, a menos que se considere se trate de una persona autorizada a recibir tal información. Es conveniente consultar con su gerente antes de que la información salga de MetLife.
· Únicamente, la información que sea necesaria para realizar un negocio, es la que se debe proporcionar.
· La decisión para dar a conocer información confidencial debe ser realizada por el personal autorizado del departamento o de la unidad de negocio.
· Se deberán tomar las acciones preventivas para evitar la divulgación de la información confidencial.
· La información confidencial sólo se podrá usar para propósito de negocios de MetLife.
· La información confidencial no se debe divulgar fuera de las empresas de MetLife, a menos que exista un acuerdo de confidencial aprobado por el área Legal (Dirección Jurídica), el cual debe contener las provisiones de confidencialidad o que la divulgación de esta información se lleve a cabo bajo la dirección del área jurídica.
· Se debe tomar en cuenta que la información del cliente es particularmente un asunto sensible, por lo tanto, esta información debe ser tratada en forma confidencial y se deben tomar las medidas necesarias para asegurar su integridad y seguridad. Por lo general, esta información se puede dar a conocer solamente si existe un acuerdo de servicio, una autorización o de otra forma permitida o requerida por la ley. El número de seguro social, número de cuentas, información de crédito, códigos de acceso o contraseñas, así como información sobre el estado de salud, se considera información sensible para lo cual pueden aplicar reglas especiales sobre privacidad de datos, para mayor información contactar a la Dirección Jurídica o a la Subdirección de Control y Riegos.
· Cumplir con la confidencialidad y otras políticas de MetLife que aplican para la protección de la información de la empresa, clientes y colaboradores.
Explicación:
La divulgación de la información confidencial puede violar las leyes y políticas de confidencialidad, violar los acuerdos con terceros y dar a los competidores de MetLife ventajas en los negocios; así como dañar la reputación de la empresa. Por lo tanto, es importante tomar las medidas necesarias y salvaguardar la información confidencial.
Recursos:
Para obtener respuestas a sus preguntas privadas, enviar un correo electrónico a seginfo@metlife.com.mx
Gerencia de Seguridad de la Información y SOX IT ext 7678 ó 7994